Branchen · Großhandel
KI im Großhandel: Auftragseingang und Angebote ohne Abtippen
KI im Großhandel beginnt meist beim Auftragseingang: Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Fax werden ausgelesen, Artikel zugeordnet und als Auftrag für euer ERP vorbereitet. Dazu kommen Angebote mit aktueller Preislogik, einheitliche Lieferantenpreislisten und Produktwissen, das der Innendienst mit Fundstelle abfragen kann.
Stufe 1 · 45–90 Minuten
Kostenloser Check
Stufe 2 · ein bis zwei Wochen
KI-Audit
Ausgangslage
Der Innendienst tippt ab, was längst digital ist
Großhändler bearbeiten viele Vorgänge mit geringer Marge. Jede Minute Handarbeit pro Auftrag zählt:
Woran ihr es merkt:
- Bestellungen kommen als E-Mail, PDF oder Fax mit Kundenartikelnummern und werden von Hand ins ERP übertragen.
- Preisanfragen und Angebote mit vielen Positionen binden den Innendienst, Staffeln und Konditionen werden nachgeschlagen.
- Lieferanten schicken Preislisten in eigenen Formaten; das Einpflegen dauert.
- Produktwissen zu Alternativen, Kompatibilität und Lieferbarkeit hängt an erfahrenen Kolleginnen und Kollegen.
Branchenwissen
Was den Großhandel besonders macht
Großhandel lebt von Durchsatz, Konditionen und Stammdaten. Daran muss sich KI orientieren:
- Typische Dokumente: Bestellungen, Anfragen, Lieferantenpreislisten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rahmenverträge, Produktdatenblätter.
- Artikelzuordnung ist der Kern: Kunden bestellen mit eigenen Nummern oder Beschreibungen. Die sichere Zuordnung zu euren Artikeln entscheidet über den Nutzen.
- Das ERP bleibt führend. KI liest, ordnet zu und übergibt; Bestände, Preise und Aufträge verwaltet euer System.
- Unsichere Fälle zum Menschen: Was nicht eindeutig zugeordnet werden kann, landet zur Prüfung beim Innendienst statt fehlerhaft im Auftrag.
- 26 %
der Handelsunternehmen setzen KI ein.
- 17 %
der KI-nutzenden Handelsunternehmen geben KI eine zentrale Rolle im Geschäftsmodell; über alle Branchen sind es 6 %.
Quelle: Bundesnetzagentur, Bericht „KI in Unternehmen: Einsatz, Ressourcen und Herausforderungen“, telefonische Befragung von 808 Unternehmen aller Größenklassen (Wirtschaftsabschnitte C bis N ohne K) Ende 2024, veröffentlicht im Juli 2025.
Anwendungsfälle
KI im Großhandel: fünf Einsatzfelder
Fünf Einsatzfelder vom Auftragseingang bis zum Innendienst — jeweils mit Leistung, Voraussetzung und Grenze.
-
Bestellungen aus E-Mail und PDF erfassen
Bestellungen werden ausgelesen, Kunden- und Artikelangaben euren Stammdaten zugeordnet und als Auftrag zur Übernahme ins ERP vorbereitet.
Voraussetzung: Gepflegte Artikelstammdaten und Kundennummern.
Grenze: Unklare Zuordnungen prüft der Innendienst. -
Angebote mit aktueller Preislogik
Aus Anfragen entstehen Angebote mit euren Staffeln und Konditionen; Positionen werden kalkuliert und zur Freigabe vorgelegt.
Voraussetzung: Preis- und Konditionslogik ist dokumentiert.
Grenze: Sonderkonditionen entscheidet der Vertrieb. -
Lieferantenpreislisten vereinheitlichen
Preislisten in unterschiedlichen Formaten werden in euer Importformat gebracht, Änderungen gegenüber dem Vorstand markiert.
Voraussetzung: Festes Zielformat für den Import.
Grenze: Die Übernahme ins ERP gebt ihr frei. -
Produktwissen für Innendienst und Vertrieb
Ein Assistent beantwortet Fragen zu Alternativen, technischen Daten und Kompatibilität aus Datenblättern und Katalogen — mit Fundstelle.
Voraussetzung: Datenblätter und Kataloge liegen digital vor.
Grenze: Lieferbarkeit und Preis kommen aus dem ERP, nicht aus dem Assistenten. -
Rahmen- und Lieferantenverträge überwachen
Laufzeiten, Preisanpassungsklauseln und Kündigungsfristen werden ausgelesen und rechtzeitig gemeldet.
Voraussetzung: Verträge liegen digital vor.
Grenze: Verhandlung und Entscheidung bleiben beim Einkauf.
Aufteilung
Was die KI übernimmt — und was beim Großhändler bleibt
Durchsatz steigt, Kontrolle bleibt: Unsichere Fälle gehen immer zum Menschen.
| Aufgabe | Das übernimmt die KI | Das bleibt bei euch |
|---|---|---|
| Bestellung | auslesen, Artikel zuordnen, Auftrag vorbereiten | Prüfung unklarer Fälle |
| Angebot | Positionen kalkulieren mit Staffeln | Sonderkonditionen, Freigabe |
| Preislisten | in Importformat bringen, Änderungen markieren | Übernahme ins ERP |
| Produktfragen | Antwort mit Fundstelle aus Datenblatt | Beratung des Kunden |
| Verträge | Fristen und Klauseln melden | Verhandlung |
Datenschutz und Betrieb
Konditionen und Kundendaten bleiben intern
- Konditionen sind Geschäftsgeheimnis. Preise und Kundendaten werden nur im eigenen Ablauf verarbeitet und nicht zum Training genutzt.
- Betriebsort nach Wahl: Cloud mit klaren Vertragsbedingungen oder eigene Infrastruktur (private und lokale KI-Infrastruktur).
- Anbindung ans ERP über vorhandene Schnittstellen oder Importwege — was bei euch möglich ist, prüfen wir vor dem Bau.
- Messbar: Wir messen Erkennungsquote und Bearbeitungszeit je Auftrag, bevor ausgerollt wird.
Passende Leistungen
Mit diesen Leistungen setzen wir das um
Dokumentenanalyse & -verarbeitung
Belege, Formulare und Verträge erfassen, klassifizieren und prüfen.
Mehr erfahren →
Workflow- & Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Geschäftsabläufe mit Integrationen, Prüfregeln und KI-Bausteinen.
Mehr erfahren →
Interner KI-Assistent
Antworten aus Dokumenten, Richtlinien und Projektwissen — mit Quellenangabe.
Mehr erfahren →
Reporting & Berichtserstellung
Wiederkehrende Berichte aus vorhandenen Daten automatisiert erzeugen.
Mehr erfahren →Einstieg
So fangen wir an
Ihr steigt dort ein, wo es für euch sinnvoll ist, und steigt jederzeit wieder aus. Keine Stufe verpflichtet zur nächsten.
Stufe 1 — Check
Ein Gespräch von 45–90 Minuten.
Kostenlosen Check buchen- Aufnahme von Quellen, Prozessen, Zielen und Engpässen
Ergebnis
- 3–5 priorisierte Potenziale
- Empfehlung für den nächsten Schritt
Stufe 2 — Audit
Strukturierte Diagnose mit Interviews, Inventur und Prozessanalyse.
Zum KI-AuditErgebnis
- Landkarte
- Opportunity-Matrix
- priorisierte Use Cases
- Roadmap
Stufe 3 — Pilot
Ein klar abgegrenzter Use Case wird funktionsfähig umgesetzt.
Alle Stufen und Richtwerte- Bewertung an echten Testfällen
- ehrliche Aussage zur erreichten Qualität
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu KI im Großhandel
Wo lohnt sich KI im Großhandel am meisten?
Meist beim Auftragseingang: Bestellungen aus E-Mail und PDF automatisch erfassen und zuordnen. Danach folgen Angebote, Lieferantenpreislisten, Produktwissen und Vertragsfristen.
Wie zuverlässig erkennt KI Bestellungen?
Das hängt von Formaten und Stammdaten ab und wird im Pilot an echten Bestellungen gemessen. Unsichere Zuordnungen gehen grundsätzlich zur Prüfung an den Innendienst.
Funktioniert das mit unserem ERP?
Wo es Schnittstellen oder Importwege gibt, ja. Welche Anbindung bei euch möglich ist, klären wir vor dem Bau.
Hilft KI auch im Einkauf?
Ja, bei Lieferantenpreislisten und Verträgen: Formate vereinheitlichen, Preisänderungen markieren, Fristen und Anpassungsklauseln melden. Verhandelt wird weiter von Menschen.
Ist das nur etwas für große Händler?
Nein. Gerade kleinere Großhändler mit schlankem Innendienst profitieren, wenn Bestellungen nicht mehr abgetippt werden müssen. Der kostenlose Check zeigt, ob das Volumen reicht.
Was kostet KI im Großhandel?
Der Einstieg ist der kostenlose Check (45–90 Minuten). Der KI-Audit liegt ab 2.500 €, ein Pilot für einen abgegrenzten Anwendungsfall bei 5.000 bis 15.000 €, der laufende Betrieb beginnt ab 750 € im Monat. Alle Stufen und die laufenden Kosten stehen unter Preise.
Wie viele Bestellungen tippt euer Innendienst noch ab?
Im kostenlosen AI Opportunity Check schauen wir auf Auftragseingang, Angebote und Preislisten — und rechnen ehrlich, was sich lohnt.
